Rekisterinpitäjä

Ecorum Oy (Ecorum)
Bulevardi 6
00120 Helsinki
2982077-4

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hanna Kaukver

Rekisterin nimi

Markkinointi- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Markkinointi- ja asiakasrekisterissä ylläpidetään Ecorumin olemassa olevien ja mahdollisten tulevien asiakkaiden yhteystietoja sekä asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja. Yrityksellä tarkoitetaan myös yhteisöjä. Henkilötietoja käsitellään pääasiassa asiakassuhteen hoitamiseen ja asiakaspalveluun, sekä markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitamisessa, kehittämisessä, kohdentamisessa ja seurannassa, mutta niitä voidaan myös käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Ecorumin liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
• Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
• Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:

• Yritysasiakkaan yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, sukupuoli, titteli, asema ja yhteystiedot yrityksessä.
• Henkilöasiakkaan etu- ja sukunimi sekä yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja osoite
• Postituslistat (esim. uutiskirjeet).
• Palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja.
• Muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja.

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

• Asiakas, yritys ja yhteyshenkilö itse
• Ecorumin sidosryhmät ja ulkopuoliset palveluntuottajat, kuten julkiset rekisterit
• Muut asianmukaiset lähteet

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ecorum ei luovuta hallussaan olevia tietoja kolmansille osapuolille. Ecorum luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Ecorumia toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Ecorumia luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Ecorumin hallussa olevasta tietokannasta.

Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Ecorum ei siirrä hallussaan olevia tietoja kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Ecorum siirtää yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle, jos asiakas tai sidosryhmä, on tähän tarkoitukseen antanut Ecorumille mandaatin toimia edellä mainitulla tavalla.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti osoitteeseen info@ecorum.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti osoitteeseen info@ecorum.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Ecorum poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsittelylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Ecorumia poistamaan häntä koskevat tiedot. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Ecorumia säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.