If Vakuutus muutti toukokuussa 2021 uusiin upeisiin toimitiloihin Espoon Keilaniemessä. Kerromme nyt uraauurtavan tilahankkeen tavoitteista, valmistelutyöstä ja toteutuksesta.
If Vakuutuksella on Suomessa 20 toimipistettä, joista ylivoimaisesti suurimmat yksiköt ovat Turussa ja pääkaupunkiseudulla Espoossa. Espoon Niittykummussa sijaitsevan toimipisteen vuokrasopimus oli päättymässä vuoden 2022 lopussa ja tulevan tilaratkaisun tavoitteita ja päälinjoja alettiin pohtia jo vuonna 2018. Vanhat yli 15 000 neliön toimitilat koettiin tulevaisuuden tarpeita ajatellen turhan sokkeloiseksi labyrintiksi, jossa tiimit ja yksiköt työskentelivät enimmäkseen omissa lokeroissaan kohtaamatta toisiaan. Tilavaihtoehtojen kartoittajaksi valittiin Ecorum, jonka kanssa oli edellisvuonna saatu päätökseen Turun toimipisteen erittäin onnistunut tilahanke.
Suurenna kuvat klikkaamalla.
Keskiössä työhyvinvointi ja tulevaisuus
Tilahaussa keskiöön nostettiin henkilöstön hyvinvointi ja siihen voimakkaimmin vaikuttavat tekijät. Sijainnissa painotettiin sujuvia julkisia liikenneyhteyksiä sekä saavutettavuutta jalan ja pyöräillen. Uusien tilojen tuli tukea tulevaisuuden työskentelytapoja ja -kulttuuria – joustavasti tiimi- ja yksikkörajat ylittävää yhteistyötä, vähäistä hierarkiaa ja monipuolista sosiaalista kanssakäymistä. Tavoitteena oli nykyaikainen monitilatoimisto, joka tarjoaisi henkilöstölle vaihtelevia ja kiehtovia työympäristöjä, vapaasti valittavaksi kulloisenkin työtehtävän ja kokoonpanon mukaan. Lisäksi tilaratkaisussa tuli huomioida liiketoiminnan erikoisvaatimukset, kuten aukoton tietoturva asiakastietojen käsittelyssä.
Liikkeelle jo ennen pandemiaa
Vaikka pandemiasta ja etätyöloikasta ei tiedetty vielä mitään, oli Ifissä jo tuolloin selvitetty, että pääkaupunkiseudun 650 hengen organisaatiosta korkeintaan 65 % oli samanaikaisesti paikalla toimistolla. Kun tavoitteena oli monitilatoimisto, jossa jokainen valitsee vapaasti kulloisenkin työpisteensä, voitiin tilakäyttöä nyt samalla tehostaa merkittävästi. Lopulta uusiin tiloihin tuli toimistotilaa hieman alle 8 000 neliötä, eli lähes 5 000 vähemmän kuin vanhassa osoitteessa.
Uusi vuokrasopimus syyskuussa 2019
Ecorumin organisoima tilahaku herätti laajaa kiinnostusta ja tarjouksia saatiin lähes 30, joista jatkoneuvotteluihin valittiin kolme ja loppusuoralle kaksi. Lopulta valituksi tuli Espoon Keilaniemessä sijaitseva Keilalammen kiinteistö. Vuokrasopimus solmittiin syyskuussa 2019. Kun kohde oli tiedossa, koko henkilöstö osallistettiin tilankäytön ideointiin ja suunnitteluun, sillä talo tultaisiin joka tapauksessa remontoimaan perusteellisesti uuden päävuokralaisen käyttöön. Tavoitteena oli päästä muuttamaan uusiin tiloihin noin puolentoista vuoden päästä eli keväällä 2021.
Asiakkaan tukena hankkeen jokaisessa vaiheessa
If Vakuutuksella on kiinteistö- ja toimitilaosaamista omastakin takaa. Talon sisäisen toimitilatiimin vastuulla ovat mm. Suomen 20 toimipisteen vuokrasopimukset ja remontit, kaikki toimitilapalvelut mukaan lukien digisiirtymä älykkääseen työympäristöön sekä yhtiön maakohtainen toimitilastrategia. Koska iso tilahanke vaatii monipuolista erikoisosaamista ja vie valtavasti aikaa, ovat myös Ecorumin asiantuntijat vaikuttaneet merkittävästi projektin onnistumiseen sen eri vaiheissa:
- Markkinakartoitus: Ecorum tunsi paikallisen markkinan ja osasi kontaktoida oikeat tahot.
- Vuokraneuvottelut: Ecorum toi kokemusta ja erikoisosaamista päätöksenteon tueksi.
- Tilojen remontointi: Ecorum koordinoi ja tarkisti, että saneerausvaiheen työt tehtiin sopimusten mukaisesti.
”Markkinakartoitus sujui mainiosti ja Ecorum löysi meille ilahduttavan monta relevanttia vaihtoehtoa. Uudet tilamme löytyivät metroaseman vierestä ja vieläpä alle viiden kilometrin päästä vanhoista, jolloin muutos on henkilöstömme työmatkojakin ajatellen mahdollisimman vaivaton. Saimme merkittävää tukea myös vuokrausneuvotteluissa ja päätöksenteossa. Lopulta Ecorumin asiantuntemus ja aktiivinen ote neuvotteluissa ja projektityössä nousivat isoon rooliin myös tilojemme saneerauksen ja koko hankkeemme onnistumisessa. Lopputulos on tavoittelemamme huippunykyaikainen työympäristö, joka palvelee henkilöstöämme kokonaisvaltaisesti kauas tulevaisuuteen, kertoo Ifin Suomen toimitilajohtaja Pirjo Holmén.”
Pirjo Holmén - Ifin Suomen toimitilajohtajaWELL-sertifioinnista tukea hyvinvoinnin seuraamiseen
Koko Keilalammen kiinteistölle haetaan LEED-sertifikaattia sekä yhtenä ensimmäisistä suomalaisista toimistorakennuksista WELL-sertifikaattia. If hakee lisäksi omalle toiminnalleen korkeimman WELL Platinum -tason sertifikaattia. WELL-sertifiointi on perinteisiä kiinteistöstandardeja laajempi, sillä se asettaa ihmisten hyvinvoinnin keskipisteeseen. Sertifiointi yhdistää kiinteistön operatiivisen toiminnan, HR-ratkaisut sekä johdon strategiset tavoitteet ja tähtää näin työnteon olosuhteiden sekä henkilöstön hyvinvoinnin ja viihtyvyyden kokonaisvaltaiseen optimointiin.
Hyvinvointi heijastuu myös palveluun ja työnantajakuvaan
”Henkilöstön hyvinvointi on ollut koko toimitilahankkeen lähtökohta. Siinä onnistuminen välittyy luonnollisesti siihen, kuinka hyvin voimme auttaa asiakkaitamme. Lisäksi kilpailemme osaajista, eivätkä uudet tilamme nyt ainakaan vähennä vetovoimaamme työmarkkinoilla. Nykyaikaisten toimistotilojen ohella ylpeydenaiheitamme ovat mm. moderni neuvottelukeskus, mainiota ruokaa tarjoava henkilöstöravintola, kaikki mahdolliset mukavuudet työmatkaliikuntaa harrastaville ja kaiken keskellä valoisa torimainen sisäpiha kaikkine palveluineen. Tätä kyllä kelpaa esitellä uudellekin työntekijälle, summaa Pirjo Holmén.”
Suomen Kulttuurirahasto – kiinteistösalkun myynti
Suomen Kulttuurirahasto oli päättänyt realisoida kolme toimistokiinteistöään ja haki osaavaa kumppania, joka pystyisi hoitamaan kiinteistöjen myynnin kotimaisille ja kansainvälisille sijoittajille. Hoidimme koko myyntiprosessin, strategian laadinnasta kauppojen toteutukseen.
Kirkon eläkerahaston haastava sijoituskohde Espoon keskuksessa – onnistunut kiinteistökehitys, vuokraus ja myynti
SEB – uusi pääkonttori
SEB oli kasvanut ulos vanhoista toimitiloistaan. Kartoitimme Helsingin ydinkeskustan vaihtoehdot ja keksimme, että LähiTapiolan omistamasta talosta Eteläespan ja Kasarmikadun kulmassa saisi muokattua ”SEB-talon”, joka tukisi yrityksen kulttuurin ja toimintatapojen muutosta. Kahdeksankerroksinen talo remontoitiin täysin ja on tänä päivänä lähes kokonaan SEB:n pääkonttorin käytössä.
Metson pääkonttorikiinteistön kehittäminen, myynti ja uudet tilat
Suomen Lähetysseura – ”lähetystalon” kehitys, myynti asuinkäyttöön ja uudet tilat
